운영·인수인계
건물관리 인수인계 체크리스트: 회계·시설·계약 자료
골드너스 ·
관리 담당자가 바뀌는 시점에는 기존 기록과 앞으로 처리할 일을 연결하는 것이 중요합니다. 인계 기준일을 정하고, 자료 목록과 미확인 항목을 함께 기록해 업무 공백을 줄이세요.
회계 자료는 기준일과 잔액을 맞춥니다.
부과·수납 내역, 미수금과 선납금, 수입·지출 증빙, 통장 거래 내역과 정산 자료를 같은 기준일로 준비합니다. 합계만 넘기기보다 항목별 내역을 대조하고, 아직 확인하지 못한 차이는 별도 목록으로 남깁니다.
계약과 시설 자료는 다음 일정까지 연결합니다.
청소·경비·시설 등 계약의 업무 범위, 만료일과 갱신 일정을 확인합니다. 설비 목록, 도면, 점검 결과와 보수 이력을 정리하고, 예정된 점검과 진행 중인 수리의 담당자를 표시하세요.
- 협력업체별 계약서와 담당 연락 창구
- 주요 설비 목록과 점검·보수 기록
- 다음 점검일과 처리해야 할 작업
- 열쇠·출입 수단·업무용 물품의 인계 목록
접수된 민원과 미처리 업무를 따로 넘깁니다.
접수일, 요청 내용, 현재 처리 단계, 다음 조치와 담당자를 정리합니다. 해결됐다고 안내한 건도 완료 근거가 있는지 확인하세요. 입주·퇴실 일정이나 공실 방문 일정이 있다면 새 담당자와 함께 공유합니다.
시스템 권한과 자료 열람 범위를 확인합니다.
업무용 계정은 개인 계정과 구분하고, 담당자 변경에 맞춰 권한을 조정합니다. 비밀번호를 인수인계 문서에 적기보다 정해진 계정 관리 절차를 이용하세요. 입주자와 임차인의 정보는 업무에 필요한 담당자와 범위 안에서 전달합니다.
인수 완료와 미확인 항목을 구분해 기록합니다.
자료를 받았다는 것과 내용 확인을 마쳤다는 것은 다릅니다. 목록별로 수령일과 확인 상태를 남기고, 누락 자료의 요청 담당자와 예정일을 정합니다. 전환 일정은 건물 규모와 자료 상태에 맞춰 협의합니다.